○洋野町教育委員会行政文書管理規程

平成18年1月1日

教育委員会訓令第2号

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 行政文書の収受及び配布

第1節 収受及び配布(第8条―第12条)

第2節 配布を受けた行政文書の取扱い(第13条・第14条)

第3章 行政文書の起案、決裁及び合議

第1節 起案(第15条―第19条)

第2節 決裁及び合議(第20条―第24条)

第4章 行政文書の施行、浄書及び発送

第1節 行政文書の施行(第25条―第30条)

第2節 浄書及び発送(第31条―第33条)

第5章 行政文書の整理、保管及び保存(第34条―第49条)

第6章 補則(第50条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 洋野町教育委員会における行政文書の管理に関しては、洋野町教育委員会行政文書の管理に関する規則(平成18年洋野町教育委員会規則第8号。以下「行政文書管理規則」という。)その他別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 教育機関 洋野町教育委員会行政組織規則第23条に規定する教育機関をいう。

(3) 事務局等 事務局及び教育機関をいう。

(4) 課等 事務局の課及び教育機関をいう。

(5) 課長等 課長及び教育機関の長をいう。

(6) ファイル管理簿 行政文書管理規則第10条に規定する行政文書の管理台帳をいう。

(令3教委訓令3・一部改正)

(行政文書の作成及び保存)

第3条 所掌事務の処理に当たっては、事務処理の内容等を正確かつ簡明に記録した行政文書を作成するとともに、検索しやすいように整理し、必要な期間保存しなければならない。

(行政文書の作成方法)

第4条 行政文書を作成する場合は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により平易簡明な口語体にしなければならない。

2 行政文書の書き方は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものにあっては、この限りでない。

(1) 法令により様式を縦書きと定められているもの

(2) 祝辞、弔辞その他これらに類するもの

(3) その他教育長が縦書きを必要と認めたもの

3 行政文書を作成するときは、教育長が別に定めるものを除き、日本工業規格A列4番の用紙を使用しなければならない。

(公文の作成)

第5条 洋野町教育委員会公文例式規程(平成18年洋野町教育委員会訓令第3号。以下「公文例式規程」という。)第1条に掲げる公文の作成については、前条に定めるもののほか、公文例式規程に定めるところによらなければならない。

(文書管理者)

第6条 行政文書管理規則第3条第2項に定める文書管理者は、次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) ファイル管理簿(様式第1号)の作成に関すること。

(2) 行政文書の廃棄及び保存期間の延長の実施に関すること。

(3) その他行政文書の管理に関すること。

(文書取扱主任)

第7条 行政文書管理規則第3条第3項に定める文書取扱主任は、課長補佐又は課の庶務を担当する係長(係長を置かない課等にあっては、係長と同等の職にある者又は課長等が指名した者)をもって充てる。

2 文書取扱主任は、文書管理者を補佐し、その指示の下に、次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 行政文書の審査に関すること。

(2) 行政文書の収受、配布及び発送に関すること。

(3) 行政文書の整理及び保管の指導に関すること。

(4) 行政文書管理規則第2条第6号に規定する電磁的記録(以下「電磁的記録」という。)の管理の指導に関すること。

第2章 行政文書の収受及び配布

第1節 収受及び配布

(事務局等における郵便物等の受領及び配布)

第8条 事務局等に送達された郵便物及び電報並びに託送等によって送達された行政文書(以下「郵便物等」という。教育機関に直接送達されたものを除く。)は、総務学校課において受領し、次に定めるところにより配布しなければならない。

(1) 郵便物等は、封皮等に記載されたあて先の文書取扱主任に配布すること。

(2) 物品及びあて先が明らかでない郵便物等は、必要により開封し、配布先を確認の上、主管課等(当該事務を担当する課等をいう。以下同じ。)の文書取扱主任に配布すること。

(3) 2以上の課等の所管にわたる行政文書は、当該行政文書に最も関係のある課等の文書取扱主任に配布すること。

(令3教委訓令3・一部改正)

(行政文書等の収受及び配布)

第9条 事務局等の文書取扱主任は、前条の規定により総務学校課から配布を受けた郵便物等及び物品並びに課等において直接受領した郵便物等を次に定めるところにより収受し、及び配布しなければならない。

(1) 郵便物等(親展文書を除く。)は、開封の上、行政文書の下部余白に収受印(様式第2号)を押印し、直ちに、担当係長(係制をしかない場合にあっては、これに準ずる者。以下「担当係長等」という。)に配布すること。

(2) 前号により収受した行政文書については、文書処理簿(様式第3号)に所要事項を記載し、当該行政文書に収受番号を記載すること。ただし、請求書、印刷物及び軽易な文書については、文書処理簿の記載を省略することができる。

(3) 不服申立書、訴訟書等で、収受の日時がその効力に影響を及ぼす行政文書は、その欄外に収受日時を記載して文書取扱主任が認印し、かつ、封皮のあるものは、これを添えて前2号の手続をとること。

(4) 親展文書は、封皮に収受印を押印し、開封しないであて先に配布すること。

(郵便料金の未納又は不足の郵便物の処理)

第10条 郵便料金の未納又は不足の郵便物が送達された場合において、公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足の郵便料金を納付して受領することができる。

(返付)

第11条 課等の文書取扱主任は、第9条又は前条の規定により総務学校課から配布を受けた郵便物等が当該課等の所管に属さないものであると認められるときは、配布先についての意見を付して総務学校課に返付しなければならない。

(電話又は口頭の処理)

第12条 電話又は口頭で受けた事項は、電話(口頭)受付票(様式第4号)を用いて処理することができる。

第2節 配布を受けた行政文書の取扱い

(文書取扱主任から配布を受けた行政文書の取扱い)

第13条 課等の担当係長等は、文書取扱主任から行政文書の配布を受けたときは、自ら処理するもののほか、処理意見を付して当該事務の担当職員に配布しなければならない。

2 担当職員は、行政文書の配布を受けたときは、速やかに事務処理を行うため、次に定める事項を守らなければならない。

(1) 即日処理できるものは、即日処理すること。

(2) 処理期限のあるものは、必ず期限内に処理すること。

(3) 処理期限のないものは、速やかに処理すること。

(4) 調査、照会等を要するものは、直ちに行い、このために事務処理を遅延しないこと。

3 重要な又は異例に属する行政文書は、その処理につき、速やかに上司の指示を受けなければならない。

(例規となる行政文書等の処理)

第14条 文書取扱主任は、国の機関及び県等からの通達等で例規となる行政文書は、必要に応じて行政文書の上部余白に「例規」と朱書して処理の上、必要のあるものは、その写しを関係課等に配布しなければならない。

第3章 行政文書の起案、決裁及び合議

第1節 起案

(起案の要領)

第15条 起案は、次に掲げる事項に留意して行わなければならない。

(1) 起案者の作成した案が施行者の意思として決定されることが多いことを自覚し、責任を持って起案すること。

(2) 事案の背景、これまで検討してきた経過及び起案に際しての上司の指示を理解して起案すること。

(3) 法律的観点、行政的観点及び財政的観点の検討を行った上で起案すること。

(4) 施行文書を受け取る側の立場に立ち、親しみやすく、誤解を招くことのないような文書で起案すること。

(5) 起案文書を回議される職員及び決裁権者が、速やかに問題点と決定案を理解し、判断できるように、分かりやすく、簡潔な文書で起案すること。

(起案の方法)

第16条 起案は、次条及び第18条に規定する場合を除き、原則として回議用紙(様式第5号。条例等立案以外の接続紙にあっては様式第6号、条例等立案の接続紙にあっては様式第7号)を用い、内容、理由及び経緯等の所要事項を記載の上、必要のあるものは、文案の前に起案の理由を記載し、文案の後に準拠法令の条文、参考書類及び予算関係等必要な事項を摘記し、又は添付しなければならない。

2 回議案には、関係書類を順序よく添付するとともに、他から収受した資料には、収受した先、件名等を余白に記載しなければならない。

3 回議案については、重要な事項を訂正し、又は添削したときは、その箇所に認印しなければならない。

4 照会等に対する回答等の場合で、照会等の文書の大部分を移記して処理する必要のあるものは、訂正の必要箇所を朱の括弧で表示し、その上に訂正文を朱書して、回議用紙に添付し、起案することができる。

(例文処理)

第17条 同一の文案で処理することができるものについては、これを最初の回議案で「例文」として決裁を受け、前条の取扱いをすることができる。

(付せん用紙処理)

第18条 軽易な照会又は連絡に関するもの及び行政文書の不備、違式、差出人の申出等によって返付するものは、付せん用紙(様式第8号)を用いて処理することができる。

(特殊取扱いの表示)

第19条 回議案で施行上特殊取扱いを要するものは、次に定めるところによらなければならない。

(1) 回議用紙による場合は、取扱区分欄又は発送区分欄の該当する項目を朱の丸で囲み、必要に応じて具体的な取扱いを朱書すること。

(2) 電話(口頭)受付票その他別に定めるものによる場合は、「至急」、「速達」等その具体的な取扱いを施行区分欄に朱書すること。

2 前項第1号の特殊取扱いの表示及びその内容は、次に定めるところによる。

(1) 重要 重要なもの

(2) 例規 例規に属するもの

(3) 要告示 告示を要するもの

(4) 秘 機密に関するもの

(5) 公印省略 公印の押印を省略するもの

(6) 速達 速達郵便物とするもの

(7) 書留 書留郵便物とするもの

(8) 送信 郵便以外で送信するもの

(9) 親展 発送するときは親展の表示を要するもの

(10) 電報 電報で送ることを要するもの

第2節 決裁及び合議

(決裁)

第20条 回議案は、洋野町教育委員会専決代決規程(平成18年洋野町教育委員会訓令第1号。以下「専決代決規程」という。)の定めるところにより決裁を受けなければならない。

2 決裁権者が不在等のため、専決代決規程に定める決裁区分に応じ、代決した場合にあっては、代決者はその回議案に「代決」及び「要後閲」と朱書し、上司の登庁後、直ちに、承認を受けなければならない。ただし、軽易なもの又は定例に属するものについては、この限りでない。

第21条 回議案で急を要するもの又は秘密を要するもの若しくは重要なものは、その内容について十分に説明のできる者が持ち回りして決裁を受けなければならない。

2 緊急やむを得ない事案で、定例の手続をとるいとまがないときは、電話又は口頭等便宜な方法で上司の承認を受け、処理の後、定例の手続をとらなければならない。

(回議案の合議)

第22条 回議案で他課等に関係のあるものは、決裁前にその関係課に合議しなければならない。ただし、あらかじめ、関係課等と協議し、又は行政文書の写しを送付して意見を求めて、意見の調整ができた場合は、この限りでない。

2 前項の合議を受けた関係課等の長は、特別の事情があるものを除き、速やかに同意又は不同意を決しなければならない。

3 前項の場合において、その意見を異にするときは、関係課等の長は協議し、その議が整わないときは上司の指示を受けなければならない。

4 合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案にしようとするときは、再度合議しなければならない。ただし、軽易な事項については、連絡の上、同意を得て処理することができる。

5 回議案の合議先が2以上の課等にわたる場合は、関係課等の長の表示は、合議を経る順序に記載しなければならない。

(総務学校課長への合議)

第23条 回議案で次に掲げるものについては、主管課長等の決裁後に、総務学校課長に合議しなければならない。

(1) 公文例式規程第1条第1号から第5号までに掲げる公文

(2) 重要な例規に関するもの

(3) その他重要なもの又は異例若しくは新例に属するもの

(決裁後の処理)

第24条 決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)には、直ちに、決裁の年月日を明らかにしておかなければならない。

2 前項の手続を経たもので、施行を要するものは、直ちに、その手続を執らなければならない。

3 規則案等の例規に属するものの回議案は、教育長の決裁を経た後に総務学校課長に送付しなければならない。

第4章 行政文書の施行、浄書及び発送

第1節 行政文書の施行

(行政文書の記号、番号等)

第25条 次の各号に掲げる行政文書には、当該各号に定める記号、番号等を記載しなければならない。ただし、法令に記号、番号等について特に指定されているもの、辞令、表彰状、契約書、書簡文等及び慣例により記号、番号等を必要としないものは、この限りでない。

(1) 規則、告示及び訓令 教育委員会名、令達の種類及び総務学校課に備え付ける令達番号簿(様式第9号)による番号

(2) 達及び指令 教育委員会名、令達の種類、各課等名の頭字及び各課等に備え付ける文書処理簿による番号

(3) 一般文書(前2号に掲げる令達文書以外の行政文書をいう。) 教育委員会名及び課等名の頭字並びに各課等に備え付ける文書処理簿による番号。ただし、軽易な事案に属する行政文書には、番号を記載しないで、号外として処理することができる。

2 行政文書の番号は、会計年度(前項第1号及び第2号に掲げる令達文書にあっては、暦年)間を通ずる連続の番号を用いなければならない。ただし、同一事案に係るものについては、当該年度内に限り、同一番号を用いることができる。

(行政文書の日付)

第26条 行政文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。

(行政文書の施行者名)

第27条 行政文書は、法令に特別の定めがあるもののほか、教育長名を用いなければならない。ただし、軽易なものについては、教育委員会名、課長等名又は課等名を用いることができる。

(公印の使用)

第28条 行政文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

2 証明、契約、登記関係その他重要な行政文書で、書類の枚数が2枚以上にわたるときは、その両面にかけて割印を押印しなければならない。ただし、袋とじした文書については、のり付けの箇所に割印を押印しなければならない。

3 行政文書の上部と原議には、必要に応じて契印するものとする。

(令4教委訓令2・一部改正)

(事務担当課等名等の表示)

第29条 一般文書の下部余白には、当該行政文書に係る事務担当課等名、電話番号、必要に応じて担当職員の氏名等を記載しなければならない。ただし、別に定めるものについては、この限りでない。

(行政文書の再発行)

第30条 施行した行政文書について、紛失、汚損等のため同一のものを再発行する必要があるとき、又は誤字等のため訂正等をした上で再発行する必要があるときは、原議の余白にその旨を記載して課長等の承認を受けなければならない。

2 前項の規定により行政文書を再発行するときは、必要に応じ、当該行政文書の上部余白に「再発行」の表示をするものとする。

第2節 浄書及び発送

(浄書)

第31条 行政文書の審査、浄書及び校合は、各課等において行うものとし、審査を行った文書取扱主任、浄書を行った者及び校合を行った者は、原議の所定欄に認印を押印しなければならない。

(行政文書の発送)

第32条 行政文書は、決裁後、直ちに発送しなければならない。

(行政文書の送信)

第33条 一般文書のうち軽易なものについては、別に定めるところによりファクシミリその他の通信機器により送信することができる。

第5章 行政文書の整理、保管及び保存

(行政文書の分類及び管理)

第34条 行政文書の分類は、第1ガイド、第2ガイド及び第3ガイドの3段階方式とし、第3ガイドの次に、個別フォルダーを設定するものとする。

2 行政文書の管理は、個別フォルダーを単位として行うものとする。

3 文書管理者は、係ごとに個別フォルダーの保管場所を指定するものとする。

4 個別フォルダーは、保有している行政文書を体系的に管理し、迅速に検索することができるように、所掌する事務、事業等の実情が的確に反映されるように設定しなければならない。

(行政文書の整理)

第35条 作成し、又は取得した行政文書は、個別フォルダーに収納しなければならない。

2 個別フォルダーに収納することが適当でないもの、量が多く分冊できないもの、電磁的記録、コンピュータ帳票及び設計図書等でキャビネット以外の場所で保管するものについては、所在カード(様式第10号)を作成し、それを納めた個別フォルダーをキャビネットに入れて整理するものとする。

3 その日のうちに処理できなかった案件又は未決になっている決裁途上の行政文書は、懸案フォルダーに収納し、係ごとに定められた所定の場所に保管し、常に所在を明らかにしておかなければならない。

(個人文書の管理)

第36条 職員が、検討資料を作成するために収集した関係資料、起案等に際しての下書き、業務の参考に供するために保有しているコピー等の個人文書は、行政文書と明確に区分して保管しなければならない。

2 個人文書は、それが個人文書であることを明示し、必ず職員の机の引出し等に保管しなければならない。

(行政文書の保管期間)

第37条 施行を必要とする原議で施行が終了したもの等の当該行政文書に係る定例の手続が終わった行政文書(以下「完結文書」という。)は、当該完結の日の属する年度の翌年度の初日から起算して1年間保管するものとする。

(行政文書の移替え)

第38条 文書取扱主任は、毎年度末に当該年度に属する行政文書の移替えを所属職員に行わせなければならない。

(ファイル管理簿の作成)

第39条 文書取扱主任は、行政文書の適正な整理及び保管を行うため、毎年度末日までに当該課等において行政文書のファイル項目を設定し、ファイル管理簿を作成しなければならない。

2 文書取扱主任は、翌年度の4月末日までに、前項の規定により作成したファイル管理簿の写しを文書管理者を経て総務学校課長に提出しなければならない。

3 第1項の規定により作成するファイル管理簿は、課等ごとに保管し、文書取扱主任において当該年度の記載事項の変動を記録するものとする。

4 文書取扱主任は、法令等により定められた簿冊その他の文書でファイルすることができないものについても、ファイル管理簿に明記し、前3項の規定に準じて総務学校課長に提出しなければならない。

(保存年限)

第40条 保存年限を分けて、次の5種類とし、保存年限の各区分の基準は次条に定めるところによる。

第1類 永久保存

第2類 10年保存

第3類 5年保存

第4類 3年保存

第5類 1年保存

2 前項の保存年限は、会計年度によるものにあっては行政文書の完結の日の属する会計年度の翌会計年度の初日から、暦年によるものにあっては行政文書の完結した日の属する年の翌年の初日から、それぞれ起算する。

3 複数年度にわたり常時使用する行政文書で保存年限を定めることが困難なものは、常用文書として保管することができる。

(保存年限の各区分の基準)

第41条 前条の行政文書の保存年限は、法令その他別に定めのあるものを除くほか、おおむね次のとおりとする。

第1類(永久保存)

(1) 規則及び訓令の制定及び改廃に関する書類並びに告示に関する書類

(2) 教育委員会議の会議録、議決書等重要な書類

(3) 重要な事業計画及びその実施に関する書類

(4) 国又は他の地方公共団体の令達その他で特に重要な書類

(5) 直接請求、訴願、訴訟、異議の申立てに関する書類

(6) 職員の任免、賞罰その他身分に関する重要な書類

(7) 許可、認可又は重要な契約に関する書類

(8) 褒章及び表彰に関する書類

(9) 重要な統計に関する書類

(10) 教育財産に関する重要な書類

(11) 原簿、台帳等で特に重要な書類

(12) その他重要にして永久保存の必要があると認める書類

第2類(10年保存)

(1) 規則等を除く令達で永久保存を要しない書類

(2) 教育委員会議に関する書類で永久保存を要しない書類

(3) 出納に関する証拠書類

(4) 予算及び決算に関する重要な書類

(5) 補助金に関する重要な書類

(6) 会計検査に関する書類

(7) 統計、調査、報告書類で永久保存を要しない書類

(8) 原簿、台帳等で重要な書類

(9) その他10年保存の必要があると認める書類

第3類(5年保存)

(1) 令達及びその関係文書で10年保存を要しない書類

(2) 出勤簿、時間外勤務命令簿、当直日誌等服務に関する書類

(3) 工事又は物品に関する重要な書類

(4) 給与に関する重要な書類

(5) 照会、回答その他往復文書で重要な書類

(6) その他5年保存の必要があると認める書類

第4類(3年保存)

(1) 予算、決算及び出納に関する軽易な書類

(2) 復命等に関する書類

(3) 行政文書の整理及び処理に関する書類

(4) 給与に関する書類

(5) 照会、回答その他往復文書

(6) その他3年保存の必要があると認める書類

第5類(1年保存)

(1) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易な書類

(2) 照会、回答その他往復文書で軽易な書類

(3) その他永久、10年、5年又は3年保存に属しないもの

(完結文書の引継ぎ等)

第42条 文書管理者は、保管期間を経過した完結文書で引き続き保存を要するものを、総務学校課長に引き継がなければならない。

2 完結文書の引継ぎは、文書保存箱カード(様式第11号)を貼付した保存用のファイル箱を用いて行わなければならない。

3 第1項の規定により行政文書を引き継ぐときは、文書管理者は文書保存箱カードを2通作成し、その1通を引継ぎをする際に総務学校課長に提出しなければならない。

4 総務学校課長は、前項の規定による行政文書の引継ぎを受けるときは、ファイル管理簿とファイル箱に貼付された文書保存箱カードとを照合しなければならない。

(保存文書の管理)

第43条 前条第1項の規定により引継ぎを受けた完結文書は、書庫、倉庫等(以下「書庫等」という。)に保存しなければならない。

2 総務学校課長は、引継ぎを受ける場合は、書庫等での検索を容易にするため、ファイル管理簿及び文書保存箱カードに一連の整理番号を付するものとする。

3 総務学校課長は、次に掲げる事項に留意して、保存する行政文書(以下「保存文書」という。)を管理しなければならない。

(1) 保存文書は、書架に分類整理しておくこと。

(2) 書庫等内においては、喫煙その他一切の火気の使用をしないこと。

(3) 書庫等は、使用中以外は施錠すること。

(4) 書庫等においては、保存文書の管理に従事する職員以外の者を立ち入らせないこと。ただし、総務学校課長の承認を得た者については、この限りでない。

(電磁的記録の保存方法)

第44条 行政文書管理規則第7条第2項の規定に基づき、記録媒体の変換を行った場合は、次に掲げる手続を行わなければならない。

(1) 文書管理者の承認を得た後に、他の媒体に変換する前の媒体に記録されている行政文書を廃棄すること。

(2) 媒体の種別を変更した場合にあっては、ファイル管理簿の媒体の種別欄にその旨を記載すること。

(3) 媒体の変換のみを行った場合にあっては、ファイル管理簿の備考欄にその旨を記載すること。

(職員の保存文書の貸出し等)

第45条 職員は、保存文書の貸出しを受けようとするときは、保存文書貸出票(様式第12号)に所要事項を記載の上、総務学校課の文書取扱主任(以下「保存文書管理者」という。)に提出し、その承認を受けなければならない。

2 前項の規定は、職員が保存文書の閲覧を行う場合について準用する。ただし、閲覧の際の書面の提出は要しないものとする。

3 保存文書の貸出しは、保存用のファイル箱単位で行うものとする。

4 保存文書の貸出期間は、貸出しを受けた日の翌日から起算して10日以内とする。ただし、保存文書管理者が特に必要があると認めたときは、この限りでない。

5 第1項の規定により承認を受けた職員は、次に掲げる事項を守らなければならない。

(1) 貸出しを受けた保存文書(以下「借受文書」という。)を転貸しないこと。

(2) 借受文書の抜取り、取替え又は訂正をしないこと。

(3) 保存文書管理者の承認を受けないで借受文書を庁外に持ち出さないこと。

(4) 借受文書を破損し、又は紛失したときは、速やかに、保存文書管理者に報告し、その指示を受けること。

(5) その他保存文書管理者が指示する事項

(保存期間が終了した行政文書の引継ぎ及び廃棄)

第46条 書庫等に保存している完結文書で、保管又は保存を必要としないものを廃棄する場合は、文書管理者の承認を得なければならない。

2 前項の規定により廃棄について文書管理者の承認を得た場合は、承認を得た年月日をファイル管理簿の廃棄時期欄に記載しなければならない。

3 前項の措置を講じた場合は、総務学校課長に通知しなければならない。

4 総務学校課長は、引継ぎを受けたファイルのうち保存期間の終了したものについては、当該ファイルを引き継いだ文書管理者(以下「引継ぎ文書管理者」という。)に廃棄の可否を照会の上、廃棄の決定を行わなければならない。

5 総務学校課長は、前項の規定により廃棄の決定を行い、廃棄したときは、ファイル管理簿の廃棄時期欄に廃棄時期を記載し、引継ぎ文書管理者に対し、通知しなければならない。

6 引継ぎ文書管理者は、引継ぎを行った行政文書のうち保存期間を延長する必要のあるものについては、総務学校課長に対し、保存期間の延長を申し出なければならない。この場合においては、新たな保存期間を当該行政文書及びファイル管理簿に表示しなければならない。

(保存期間の特例)

第47条 台帳等で常時更新されるものについては、更新の都度、保存期間が見直されたものとみなす。

(行政文書の廃棄方法)

第48条 総務学校課長は、廃棄する行政文書のうち、個人情報の保護等の観点から他に漏れて支障のあるもの又は印影を悪用されるおそれのあるものについては、消除、裁断、焼却等の処理をしなければならない。

(行政文書の保存期間終了前の廃棄)

第49条 行政文書管理規則第6条第4項ただし書の規定に基づき設定した保存期間の終了前に行政文書を廃棄することができる場合は、個人情報等で所掌事務の遂行に必要な限度で保有すべきものについてその保有期間が当初想定したより短縮された場合又は保有目的が失われた等の客観的な理由がある場合でなければならない。

2 設定した保存期間の終了前に行政文書を廃棄する場合は、その理由を明記した上で総務学校課長の承認を受けなければならない。

3 前項の理由を明記した行政文書は、5年間保存しなければならない。

第6章 補則

(補則)

第50条 この訓令に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項は、総務学校課長が定める。

(施行期日)

1 この訓令は、平成18年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の種市町教育委員会行政文書管理規程(平成14年種市町教育委員会訓令第2号)又は大野村教育委員会文書取扱規程(平成12年2月1日大野村教育委員会訓令第1号)の規定に基づき保存年限を定められた文書は、それぞれこの訓令に基づき保存年限を定められたものとみなす。

(令和3年3月17日教委訓令第3号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(令和4年3月23日教委訓令第2号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

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洋野町教育委員会行政文書管理規程

平成18年1月1日 教育委員会訓令第2号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第11編 育/第1章 教育委員会
沿革情報
平成18年1月1日 教育委員会訓令第2号
令和3年3月17日 教育委員会訓令第3号
令和4年3月23日 教育委員会訓令第2号