2　行政文書の書き方は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものにあっては、この限りでない。

3　行政文書を作成するときは、町長が別に定めるものを除き、日本工業規格A列4番の用紙を使用しなければならない。

2　文書取扱主任は、文書管理者を補佐し、その指示の下に次に掲げる事務を処理するものとする。

2　執務時間外に本庁等に送達された郵便物等で、洋野町職員服務規程(平成18年洋野町訓令第28号)第27条第5号により総務課長又は地域振興課長(以下「総務課長等」という。)が引継ぎを受けたものは、前項の規定により、処理しなければならない。

2　前項の規定に基づき電子文書を受信した職員は、電子文書の内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、当該電子文書に電子署名が付与されているときは、総務課の職員又は文書取扱主任は、当該電子署名を検証の上、処理しなければならない。

3　前項の規定により電子文書の内容を記録した紙については、当該電子文書を記録した時に受領したものとみなして、この訓令の規定を適用する。

2　担当職員は、行政文書の配布を受けたときは、速やかに事務処理を行うため、次に定める事項を守らなければならない。

3　重要な、又は異例に属する行政文書は、その処理につき、速やかに、上司の指示を受けなければならない。

2　出先機関において、国の機関及び県等から直接収受した行政文書又は異例に属する行政文書は、その行政文書又はその写しを、速やかに、関係課等に回付しなければならない。

2　回議案には、関係書類を順序よく添付するとともに、他から収受した資料には、収受した先、件名等を余白に記載しなければならない。

3　回議案については、重要な事項を訂正し、又は添削したときは、その箇所に認印しなければならない。

4　照会等に対する回答等の場合で、照会等の文書の大部分を移記して処理する必要のあるものは、訂正の必要箇所を朱の括弧で表示し、その上に訂正文を朱書して、回議用紙に添付し、起案することができる。

2　前項第1号の特殊取扱いの表示及びその内容は、次に定めるところによる。

2　決裁権者が不在等のため、洋野町代決専決規程に定める決裁区分に応じ、代決した場合にあっては、代決者はその回議案に「代決」及び「要後閲」と朱書し、上司の登庁後、直ちに、承認を受けなければならない。ただし、軽易なもの又は定例に属するものについては、この限りでない。

2　緊急やむを得ない事案で、定例の手続をとるいとまがないときは、電話又は口頭等便宜な方法で上司の承認を受け、処理の後、定例の手続をとらなければならない。

2　前項の合議を受けた関係課等の長は、特別の事情があるものを除き、速やかに、同意又は不同意を決しなければならない。

3　前項の場合において、その意見を異にするときは、関係課等の長は協議し、その議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

4　合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案にしようとするときは、再度合議しなければならない。ただし、軽易な事項については、連絡の上、同意を得て処理することができる。

5　回議案の合議先が2以上の課等にわたる場合は、関係課等の長の表示は、合議を経る順序に記載しなければならない。

2　前項の手続を経たもので、施行を要するものは、直ちに、その手続をとらなければならない。

3　条例及び規則案等の例規に属するものの回議案は、町長の決裁を経た後に総務課長に送付しなければならない。

2　行政文書の番号は、会計年度(前項第1号及び第2号に掲げる令達文書にあっては、暦年)間を通ずる連続の番号を用いなければならない。ただし、同一事案に係るものについては、当該年度内に限り、同一番号を用いることができる。

2　証明、契約、登記関係その他重要な行政文書で、書類の枚数が2枚以上にわたるときは、その両面にかけて割印を押印しなければならない。ただし、袋とじした文書については、のり付けの箇所に割印を押印しなければならない。

3　行政文書の上部と原議には、必要に応じて契印するものとする。

2　電子署名の付与を受けようとするときは、当該電子文書及び原議を示し、洋野町公印規程(平成18年洋野町訓令第10号)第4条第1項に規定する公印取扱員であって、同条第2項により任命された者(以下「電子署名付与者」という。)に、電子署名の付与を請求しなければならない。

3　電子署名付与者は、前項の規定による請求があったときは、電子文書と原議とを照合し、電子署名を付与することが適当と認めるものについて電子署名の付与を行うものとする。

2　前項の規定により、行政文書を再発行するときは、必要に応じ、当該行政文書の上部余白に「再発行」の表示をするものとする。

2　前項に規定する行政文書の送信は、文書取扱主任が行うものとする。ただし、電子署名の付与を要しない場合は、この限りでない。

3　第1項の規定に基づき行政文書を送信したときは、原議の所定欄に送信年月日を記載しなければならない。

2　総務課等において、郵便により行政文書及び物品を発送するときは、各課等において封入又は包装をし、封皮にあて先を記載し、原議を添えて総務課等に回付し、発送の手続をとらなければならない。

3　総務課等において、郵便により行政文書及び物品を発送するときは、次に定めるところによらなければならない。

4　総務課等において、前2項の規定による行政文書及び物品の発送を終えたときは、主管課等に原議を返付しなければならない。

5　第1項の規定により各課等において行政文書及び物品を発送したときは、発送を行った者が原議の所定欄に認印を押印し、発送年月日を記載しなければならない。

2　行政文書の管理は、個別フォルダーを単位として行うものとする。

3　文書管理者は、係ごとに個別フォルダーの保管場所を指定するものとする。

4　個別フォルダーは、保有している行政文書を体系的に管理し、迅速に検索することができるように、所掌する事務、事業等の実情が的確に反映されるように設定しなければならない。

2　個別フォルダーに収納することが適当でないもの、量が多く分冊できないもの、電磁的記録、コンピュータ帳票及び設計図書等でキャビネット以外の場所で保管するものについては、所在カード(様式第12号)を作成し、それを納めた個別フォルダーをキャビネットに入れて整理するものとする。

3　その日のうちに処理できなかった案件又は未決になっている決裁途上の行政文書は、懸案フォルダーに収納し、係ごとに定められた所定の場所に保管し、常に所在を明らかにしておかなければならない。

2　個人文書は、それが個人文書であることを明示し、必ず職員の机の引出し等に保管しなければならない。

2　文書取扱主任は、翌年度の4月末日までに、前項の規定により作成したファイル管理簿の写しを文書管理者を経て総務課長等に提出しなければならない。

3　第1項の規定により作成するファイル管理簿は、課等ごとに保管し、文書取扱主任において、当該年度の記載事項の変動を記録するものとする。

4　文書取扱主任は、法令等により定められた簿冊その他の文書でファイルすることができないものについても、ファイル管理簿に明記し、前3項の規定に準じて総務課長等に提出しなければならない。

2　前項の保存年限は、会計年度によるものにあっては行政文書の完結の日の属する会計年度の翌会計年度の初日から、暦年によるものにあっては行政文書の完結した日の属する年の翌年の初日から、それぞれ起算する。

3　複数年度にわたり常時使用する行政文書で、保存年限を定めることが困難なものは、常用文書として保管することができる。

2　完結文書の引継ぎは、文書保存箱カード(様式第13号)を貼付した保存用のファイル箱を用いて行わなければならない。

3　第1項の規定により行政文書を引き継ぐときは、文書管理者は文書保存箱カードを2通作成し、その1通を引継ぎをする際に総務課長等に提出しなければならない。

4　総務課長等は、前項の規定による行政文書の引継ぎを受けるときは、ファイル管理簿とファイル箱に貼付された文書保存箱カードとを照合しなければならない。

2　総務課長等は、引継ぎを受ける場合は、書庫等での検索を容易にするため、ファイル管理簿及び文書保存箱カードに一連の整理番号を付するものとする。

3　総務課長等は、次に掲げる事項に留意して、保存する行政文書(以下「保存文書」という。)を管理しなければならない。

2　前項の規定は、職員が保存文書の閲覧を行う場合について準用する。ただし、閲覧の際の書面の提出は要しないものとする。

3　保存文書の貸出しは、保存用のファイル箱単位で行うものとする。

4　保存文書の貸出期間は、貸出しを受けた日の翌日から起算して10日以内とする。ただし、保存文書管理者が特に必要があると認めたときは、この限りでない。

5　第1項の規定により承認を受けた職員は、次に掲げる事項を守らなければならない。

2　前項の規定により廃棄について、文書管理者の承認を得た場合は、承認を得た年月日をファイル管理簿の廃棄時期欄に記載しなければならない。

3　前項の措置を講じた場合は、総務課長等に通知しなければならない。

4　総務課長等は、引継ぎを受けたファイルのうち保存期間の終了したものについては、当該ファイルを引き継いだ文書管理者(以下「引継ぎ文書管理者」という。)に廃棄の可否を照会の上、廃棄の決定を行わなければならない。

5　総務課長等は、前項の規定により廃棄の決定を行い、廃棄したときは、ファイル管理簿の廃棄時期欄に廃棄時期を記載し、引継ぎ文書管理者に対し、通知しなければならない。

6　引継ぎ文書管理者は、引継ぎを行った行政文書のうち保存期間を延長する必要のあるものについては、総務課長等に対し、保存期間の延長を申し出なければならない。この場合においては、新たな保存期間を当該行政文書及びファイル管理簿に表示しなければならない。

2　設定した保存期間の終了前に行政文書を廃棄する場合は、その理由を明記した上で、総務課長等の承認を受けなければならない。

3　前項の理由を明記した行政文書は、5年間保存しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の行政文書管理規程(平成14年種市町訓令第1号)又は大野村文書取扱規程(平成11年大野村訓令第5号)の規定によりなされた決定、手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

この訓令は、令和3年9月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

1　この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際、現にある改正前の様式については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。