なお、特定個人情報(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第8項に規定する特定個人情報をいう。)を取り扱う事務等を委託する場合にあっては、実施機関が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認すること。

なお、周知は、仕様書等の書面に記載して明確にすること。

【類型1】町が保有する個人情報を受注者に引き渡してその処理を行わせるもの

例：電算入力データエントリーの委託、通知書等の封入封かん作業

【類型2】町は個人情報を引き渡さないが、委託事務等の性質上、受注者において個人情報を取り扱うことが予定されているもの

例：世論調査、アンケート調査等、大会・研修会等の運営の委託

【類型3】委託事務等の性質上、個人情報を取り扱うことが予定されていないが、受注者が当該事務等の遂行に当たって、個人情報を取り扱うことがあり得るもの又は個人情報を入手できる状況となり得るもの

例：庁舎等警備業務、システム等の保守点検・開発業務等

契約書記載例

制定文　抄

個人情報取扱特記事項

(基本的事項)

第1　受注者は、個人情報の保護の重要性を認識し、この契約に係る事務の処理又は事業の遂行(以下単に「業務」という。)の実施に当たっては個人の権利利益を侵害することのないよう、個人情報の取扱いを適正に行わなければならない。また、死者に関する情報についてもまた、同様に適正に取り扱わなければならない。

(秘密の保持)

第2　受注者は、業務に関して知り得た個人情報をみだりに他に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。業務が終了し、又はこの契約を解除された後においても、同様とする。

(個人情報管理責任者等)

第3　受注者は、業務における個人情報の取扱いに係る管理責任者(以下「個人情報管理責任者」という。)及び業務に従事する者(以下「業務従事者」という。)を定め、書面により発注者に報告しなければならない。

2　受注者は、個人情報管理責任者及び業務従事者を変更する場合は、書面によりあらかじめ発注者に報告しなければならない。

3　個人情報管理責任者は、個人情報取扱特記事項(以下「特記事項」という。)に定める事項を適切に実施するよう業務従事者を監督しなければならない。

4　業務従事者は、個人情報管理責任者の指示に従い、特記事項に定める事項を遵守しなければならない。

(作業場所の特定)

第4　受注者は、個人情報を取り扱う場所(以下「作業場所」という。)を定め、あらかじめ発注者に報告しなければならない。

2　受注者は、作業場所を変更する場合は、書面によりあらかじめ発注者に報告しなければならない。

(個人情報の持出しの禁止)

第5　受注者は、発注者の指示又は事前の承諾がある場合を除き、個人情報を作業場所から持ち出してはならない。

(保有の制限)

第6　受注者は、業務を行うために個人情報を取得し、又は作成するに当たっては、法令(条例を含む。)の定める所掌業務を遂行するため必要な場合に限り、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を保有してはならない。

(個人情報の目的外利用及び提供の禁止)

第7　受注者は、発注者の指示がある場合を除き、業務に関して知り得た個人情報をこの契約の目的以外のために利用し、又は発注者の書面による承諾なしに第三者に提供してはならない。

(漏えい、毀損及び滅失の防止等)

第8　受注者は、業務に関して知り得た個人情報の漏えい、毀損及び滅失の防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。

(教育の実施)

第9　受注者は、個人情報管理責任者及び業務従事者に対して、次に掲げる事項について、教育及び研修を実施しなければならない。

(1)　在職中、当該契約による業務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならないこと。退職後においても、同様とすること。

(2)　特記事項において業務従事者が遵守すべき事項その他業務の適切な履行に必要な事項

(資料の返還等)

第10　受注者は、業務を処理するために、(※①発注者から引き渡された、又は受注者自らが取得し、若しくは作成した②発注者から引き渡された③受注者自ら取得し、又は作成した)個人情報が記録された資料は、業務完了後(※使用する必要がなくなった場合は、)直ちに(※①発注者に返還し、又は引き渡す②発注者に返還する③速やかに、かつ、確実に廃棄する)ものとする。ただし、発注者が別に指示したときは、当該方法によるものとする。

(複写又は複製の禁止)

第11　受注者は、業務を処理するために発注者から引き渡された個人情報が記録された資料等について、発注者の書面による承諾なしに複写又は複製をしてはならない。

(個人情報の運搬)

第12　受注者は、業務を処理するため、又は業務完了後において個人情報が記録された資料等を運搬する(※必要がある)ときは、個人情報の漏えい、紛失又は滅失等を防止するため、受注者の責任において、確実な方法により運搬しなければならない。

(再委託の承諾)

第13　受注者は、業務に関して知り得た個人情報の処理を自ら行うものとし、発注者が書面により承諾した場合を除き、第三者にその取扱いを委託してはならない。なお、再委託した業務を更に委託する場合も同様とする。

2　受注者は、前項の規定による承諾を受ける場合は、再委託先の名称、再委託する理由、再委託して処理する内容、再委託先において取り扱う情報、再委託先における安全性及び信頼性を確保する対策並びに再委託先に対する管理及び監督の方法を明確にした上で、業務の着手前に、書面により再委託する旨を発注者に協議し、その承諾を得なければならない。

3　前項の場合において、受注者は再委託先にこの契約に基づく一切の義務を遵守させるとともに、発注者に対して、再委託先の全ての行為及び結果について責任を負うものとする。

4　受注者は、再委託先との契約において、再委託先に対する管理、監督の手続及び方法について具体的に定めなければならない。

5　受注者は、再委託先に業務を委託した場合は、その履行状況を管理・監督するとともに、発注者の求めに応じて、管理及び監督の状況を発注者に対して適宜報告しなければならない。

(実地調査)

第14　発注者は、受注者が業務に関して取り扱う個人情報の利用、管理状況等について、随時実地に調査することができる。

(指示、報告等)

第15　発注者は、受注者が業務に関して取り扱う個人情報の適切な管理を確保するため、受注者に対して必要な指示を行い、又は必要な事項の報告若しくは資料の提出を求めることができる。

(事故発生時の対応)

第16　受注者は、業務に関し個人情報の漏えい等の事故が発生した場合は、その事故の発生に係る帰責の有無にかかわらず、直ちに発注者に対して、当該事故に関わる個人情報の内容、件数、事故の発生場所、発生状況等を書面により報告し、発注者の指示に従わなければならない。

2　発注者は、業務に関し個人情報の漏えい等の事故が発生した場合は、必要に応じて当該事故に関する情報を公表することができる。

((※①仮名加工情報②行政機関等匿名加工情報③匿名加工情報)の安全管理措置)

第17　第1から第5まで及び第7から第16までの規定は、(※①個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第73条第1項に規定する仮名加工情報②個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第121条第1項に規定する行政機関等匿名加工情報③個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第123条第1項に規定する匿名加工情報)を取り扱う事務又は事業の委託について準用する。

(仮名加工情報の識別行為の禁止)

第18　受注者は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに法第41条第1項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。)を取得し、又は当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。

(仮名加工情報の本人への連絡等の禁止)

第19　受注者は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を除き、本人に対して、電話をかけ、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法(電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって個人情報保護委員会規則で定めるものをいう。)を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。

(行政機関等匿名加工情報の識別行為の禁止)

第20　受注者は、行政機関等匿名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を除き、当該行政機関等匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該行政機関等匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。

(匿名加工情報の識別行為の禁止)

第21　受注者は、匿名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を除き、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該個人情報から削除された記述等若しくは個人識別符号若しくは法第43条第1項の規定により行われた加工の方法に関する情報を取得し、又は当該匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。

注1　特記事項中の(※)の箇所については、業務の実態に則して、適切な事項を選択するものとする。

2　特記事項に違反した場合における契約解除、それに伴う損害賠償については、通常本契約で盛り込まれるものであるため、特記事項中に掲げていないが、本契約において契約事項として措置されてない場合には、特記事項を契約解除の要件、損害賠償の対象に加える等の措置をする必要がある。

3　業務の実態に則し、必要な事項を追加し、及び不要な事項を削除するものとする。

委託契約上の措置例(類型別)

別記「個人情報取扱特記事項」の各事項に関し、委託契約の類型ごとに特記すべき事項は、以下のとおりである。

なお、当該類型は参考であり、委託契約の性質及び実態に則し、必要な事項を追加し、及び不要な事項を削除するなどして、委託事務等に係る個人情報の適切な取扱いを確保すること。

【類型1】町が保有する個人情報を受注者に引き渡してその処理を行わせるもの

【類型2】町は個人情報を引き渡さないが、委託事務等の性質上、受注者において個人情報を取り扱うことが予定されているもの

【類型3】委託事務等の性質上、特に個人情報を取り扱うことが予定されていないが、受注者が当該事務等の遂行に当たって、個人情報を取り扱うことがあり得るもの又は個人情報を取り扱える状況となり得るもの

※　○原則として規定すべき事項。△発注者が必要と認める場合に規定すべき事項。―該当しない。