○洋野町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
令和3年6月14日
訓令第11号
(目的)
第1条 この訓令は、洋野町における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データの厳重な保護管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍主管課等に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理にあたっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍主管課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍主管係長をもって充てる。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及び損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 データは、不要となった時点で、速やかに裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重に管理しなければならない。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
(出力帳簿の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳簿を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳簿は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保しなければならない。
(2) 保管しておく必要のある出力帳簿は、作成期日等必要な事項を台帳に記録しなければならない。
(3) 出力された帳簿を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出しする場合には、保護管理者の承認を受け、外部に情報が流出しないように適切に管理しなければならない。また、複写又は廃棄をする場合も同様とする。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)を指定し、当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付加しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること
(端末機の操作)
第13条 端末機は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員でなければ操作することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(委託管理)
第14条 保護管理者は、戸籍情報システムの管理を外部委託しようとする場合には、管轄法務局の許可を得て、あらかじめ委託を受けようとする者における情報の保護に関する管理体制等について調査するものとする。
2 戸籍情報システムの管理を外部委託する場合には、情報の保護に関し次に掲げる事項を記載した契約書を作成しなければならない。
(1) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(2) 情報が記録された資料の保管、返還及び廃棄等に関する事項
(3) 情報が記録された資料の目的外使用、複製、複写及び第三者への提供の禁止に関する事項
(4) 情報の秘密保持に関する事項
(5) 事故等の報告に関する事項
(6) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの管理に関する事項
(機器及びソフト等の保管)
第15条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムにかかわる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(補則)
第16条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、令和3年9月1日から施行する。
別表(第15条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の管理一覧
名称 | 管理方法等 |
戸籍用サーバー | 1 施錠できる保管庫に設置し、その鍵を管理する。 2 起動は、保護管理者の指定した職員が行う。 |
戸籍用端末機 | 1 起動は、保護管理者が指定した取扱職員がパスワードを入力し行う。 2 戸籍情報システムの使用状況に関する帳票を定期的に出力し、使用状況を確認する。 |
バックアップ用媒体 | 施錠できる保管用具に保管し、その鍵を管理する。 |
戸籍システムのプログラム | 複写及び変更を防止する保護プログラムで管理する。 |